Ya tengo mis datos… ¿Y ahora qué?
Felicitaciones!!! Tuviste un trabajo exitoso, pudiste recolectar datos, analizarlos y sacar nuevas conclusiones de ellos. Para poder compartir los datos con la comunidad científica internacional esta la ayuda del data manager.
El siguiente documento tiene información sobre el uso del formulario de gestión de datos el que puedes encontrar en el siguiente enlace :
Este formulario es sencillo, y tiene por objetivo mantener un orden en los procesos de gestión de datos, de esta forma siempre se tendrá la información de que tipo de archivo se gestiona, cuando se realizó la gestión y quién fue el solicitante. Esta información también ayuda a que podamos generar estadísticas sobre el proceso de gestión, así a futuro se podrá evaluar el trabajo realizado anualmente por el data manager, generar nuevos sistemas y soluciones, además de evitar la pérdida de información.
Antes de enviar los archivos, es muy importante que estos estén bien identificados, aunque el formulario cumple la función de mantener un registro de las solicitudes y de la naturaleza de los datos, el mantener un sistema de códigos estándar permite un segundo sistema de clasificación en caso de cualquier error en los registros. Para nombrar correctamente los archivos puedes visitar el siguiente enlace: Códigos Instituto Milenio BASE . Siempre que tengas dudas puedes contactarte directamente con el data manager.
Si ya tienes nombrados correctamente los archivos, es momento de rellenar el formulario, revisaremos cada pregunta
- Nombre del solicitante: Es tu nombre, debes escribir al menos un nombre y apellido. ¿Y si el trabajo lo hice en conjunto con otros investigadores? Sabemos que la ciencia se realiza en equipos, pero para efectos de contacto y gestión, solo debes contestar con el nombre del solicitante. Esto no implica que a posterior otros investigadores se sumen al proceso de corrección y mejora de las base de datos.
- Email: Dirección de correo electrónico activa del solicitante, es muy importante que el correo sea válido, ya que a través de este se enviará el número de solicitud y se contactará para futuras gestiones
- Posición: Se relaciona con la posición del solicitante definida para el Instituto BASE (independiente de tener otra posición en su institución principal). En caso de que la solicitud sea de un externo a BASE, puede agregar la posición que desee en la opción Otra, en caso de ser externo y realizar una nueva solicitud, debe conservar la posición original. Recuerde que esta información es solo para uso interno.
- Institución: Universidad asociada a BASE. Nuevamente corresponde a la institución del solicitante, independiente que la información fuera generada por distintos actores de distintas universidades. En caso de estar afiliado a más de una Universidad, puede elegir la que usted desee, pero debe mantenerla en caso de realizar nuevas solicitudes. En caso de ser externo, utilice la opción Otros para identificar su institución, recuerde que al realizar una nueva solicitud debe mantener la institución orginal.
- Naturaleza de los datos: Depende de los datos que va a compartir, por ejemplo:
- Ecológicos: listas de ocurrencia
- Genética: Secuencias
- Climáticos: Datos recuperados de estaciones
- Otros: en caso de ser datos combinados, inventarios, información relevante con otros trabajos
- Agregar archivos: En esta opción puede adjuntar los archivos para realizar la gestión, sin embargo, esta acción no es obligatoria para terminar el formulario. (Cuando el servidor esté activo y si tiene acceso a este, puede subir sus archivos directamente. Si lo realiza antes de enviar el formulario, escribir en comentarios cuál es el archivo compartido, pero si decide realizarlo después, puede enviar un correo con su numero de solicitud indicando cual es el nombre del archivo que se subió al correo datoscientificos@institutobase.cl)
- Descripción breve de los archivos: aquí se solicita (nuevamente) que se identifique que tipo de archivos es, por ejemplo: ‘Base de datos con los registros de ocurrencia de Deschampsia antarctica en Isla Decepción colectados durante la ECA 29’. Esto no es obligatorio, pero servirá para que el data manager tenga un acercamiento previo a la solicitud realizada. Es totalmente recomendado que escribas una descripción breve de los archivos o solicitud si la categoría de estos es Otros
- Comentarios: Aquí puedes escribir cualquier otra indicación necesaria que el data manager debe tener en conocimiento de manera directa (sin esperar a que se contacte después de llenar al formulario). Por ejemplo: ‘Los siguientes datos deben agregarse al inventario 230305-UACH-O-05AA’ ; ‘Datos relacionados con la publicación DOI:xxxxx’
Luego que envíes tu formulario, de manera automática te llegará un correo que contendrá tu número de solicitud, este número es otra forma de identificar tus datos, así como también para realizar consultas de la espera o estado del proceso de gestión.
En el siguiente enlace encuentras el formulario: Formulario Gestión de Datos
Si quieres conocer los requerimientos específicos para cada tipo de datos, puedes consultarlos en las siguientes páginas :
Email: cmarin@institutobase.cl
Data Manager: Catalina Marín